jueves, 8 de abril de 2010
viernes, 12 de marzo de 2010
¿que es edi?
El EDI (Electronic Data Interchange) es intercambio electrónico de datos de computadora a computadora entre Socios Comerciales (cadenas), con la finalidad de ahorrar tiempo al eliminar los tradicionales métodos de preparación y envío de documentos a través de mensajería. A la vez, tiene la ventaja de ser un método más seguro y confiable para el manejo de información.
Entre las transacciones disponibles actualmente se encuentran entre otras:
• REPORTE DE VENTAS E INVENTARIOS
• ORDENES DE COMPRA
• CATALOGO DE PRECIOS DE VENTA
• AVISO ANTICIPADO DE EMBARQUE (ASN)
• PROGRAMAS DE ENTREGA, ETC.
Las tendencias de las grandes empresas en la actualidad es la de optimizar y simplificar todas las operaciones de su empresa; para lograr esto, tiene que adoptarse métodos modernos de administración, producción, control y comunicación, entre los cuales se encuentra EDI. En este momento todos los grandes almacenes del país, se encuentran empeñados en la implantación del EDI dentro de sus procedimientos diarios de comunicación con sus proveedores, esto significa que la comunicación entre almacén-proveedor, proveedor-almacén va ser en adelante de acuerdo a las normas de EDI o sea en forma electrónica. Usted en un futuro muy próximo no va recibir más pedidos de sus clientes impresos en un papel pues su cliente no los imprimirá más, en vez de un papel, su cliente le enviará un mensaje de computadora cifrando en formato EDI, si usted desea seguir vendiendo sus productos o servicios, debe de ser capaz de recuperar e interpretar los mensajes EDI dirigidos a usted por sus clientes. Como todos los grandes almacenes tienen sus propias administraciones, cada uno de ellos se encuentra en una etapa diferente de implantación de EDI en sus empresas, pero todos se encuentran trabajando en ello. Tal vez algunos de sus clientes ya le ha dado aviso de que debe usted buscar la forma de recibir sus mensajes EDI pues ya no le entregará un solo pedido más en la forma que tradicionalmente lo ha venido haciendo.
Al contar con nuestro servicio, usted podrá considerar una serie de beneficios y ventajas, tales como:
1. Reducción del tiempo en el ciclo recepción de orden/embarque.
2. Mejor planeación de su producción.
3. Un mejor manejo de inventarios.
4. Menores situaciones de urgencia.
5. Su mercancía estará a tiempo en el piso de ventas.
6. Agilización en la recepción de su mercancía al ir ésta previamente etiquetada.
7. Reducción de llamadas telefónicas y el envío de cartas, formas, faxes, etc.
8. Optimización del tiempo para su Grupo de Ventas.
9. Mejor información sobre el estado de la orden.
Sin ninguna duda, contra nuestros servicios, le proporcionará todos estos beneficios y más. Solamente esperamos que nos brinde la oportunidad de proporcionarle el mejor de los servicios.
¿Qué funcionalidad ofrece el EDI?
Intercambio electrónico de datos es el intercambio entre sistemas de información, por medios electrónicos, de datos estructurados de acuerdo con normas de mensajes acordadas. A través del EDI, las partes involucradas cooperan sobre la base de un entendimiento claro y predefinido acerca de un negocio común, que se lleva a cabo mediante la transmisión de datos electrónicos estructurados.
En el EDI, las interacciones entre las partes tienen lugar por medio de aplicaciones informáticas que actúan a modo de interfaz con los datos locales y pueden intercambiar información comercial estructurada. El EDI establece cómo se estructuran, para su posterior transmisión, los datos de los documentos electrónicos y define el significado comercial de cada elemento de datos. Para transmitir la información necesita un servicio de transporte adicional (por ejemplo, un sistema de tratamiento de mensajes o de transferencia de ficheros).
Debe destacarse que el EDI respeta la autonomía de las partes involucradas,
no impone restricción alguna en el procesamiento interno de la información intercambiada o en los mecanismos de transmisión.
Principales campos de Aplicación
Los típicos campos de aplicación del EDI son el intercambio de información industrial, comercial, financiera, médica, administrativa, fabril o cualquier otro tipo similar de información estructurada. Esta información, con independencia de su tipo concreto, se estructura en unos formatos que pueden ser procesados por las aplicaciones informáticas. Ejemplos de datos EDI son las facturas, órdenes de compra, declaraciones de aduanas, etc.
La automatización de las interacciones por medio del EDI minimiza las transacciones sobre papel y la intervención humana, reduciéndose las tareas relativas a la reintroducción de datos, impresión, envío de documentos vía correo o vía fax. A través del EDI, las Administraciones Públicas pueden incrementar la eficiencia de las operaciones diarias y mejorar las relaciones con agentes externos como empresas, instituciones económicas y financieras, y otras Administraciones Públicas.
El universo de clientes potenciales del servicio EDI es muy amplio, debido a que ésta dirigido a empresas que se relacionan comercialmente, en forma independiente de su tamaño.
Como ejemplo de grupos de potenciales clientes, podemos mencionar:
* Sector de la Distribución (Supermercados y Proveedores)
* Sector de las Automotrices (Terminales, Proveedores y Concesionarios)
* Sector Farmacéutico (Farmacias y Laboratorios)
* Sector de la Administración Pública
* Sector del Transporte y Turismo
Normas de sintaxis
Básicamente, las normas EDI proporcionan las reglas de sintaxis que definen los documentos electrónicos estructurados (llamados mensajes EDI) y un número cada vez mayor de mensajes EDI acordados internacionalmente.
El módulo ephos sobre EDI se basa en las normas y documentos desarrollados por las Naciones Unidas y recogidos en "ISO 9735 - Intercambio Electrónico de Datos para la Administración, Comercio y Transporte (EDIFACT) - Reglas de aplicación de la sintaxis" (en 29735). Si bien por razones históricas, en diferentes dominios regionales o sectoriales se utilizan otras reglas de sintaxis (no normalizadas), EDIFACT es la única sintaxis normalizada.
Planificación de Sistemas De Información en la Empresa. El Intercambio Electrónico De Datos
Hoy en día, el sistema informativo contable de cualquier empresa, por pequeña que sea, se encuentra informatizado, de forma que habitualmente se logran unos elevados niveles de automatización de las tareas administrativo-contables. Por ejemplo, es frecuente que se encuentren integrados los programas de contabilidad con los que gestionan la tesorería o la nómina y que estos datos se procesen muy rápidamente.
Pero suele suceder que dos empresas que mantienen una intensa relación comercial cliente-proveedor y que disponen de sendos sistemas informativos contables avanzados, realicen sus transacciones económicas introduciendo las órdenes de compra, las facturas y el resto de documentos en sobres, que posteriormente son enviados por correo. Hoy en día, también es habitual enviar estos documentos a través del fax, con lo que se agiliza la gestión. Si la empresa utiliza un fax-modem conectado al ordenador y gestionado por un programa informático, se evita tener que imprimir los documentos, enviándolos directamente desde su ordenador hasta el fax de la otra empresa.
Otra solución más sofisticada, pero menos frecuente, consiste en enviar dichos documentos a través del correo electrónico. El correo electrónico permite enviar mensajes entre diferentes ordenadores que estén conectados a redes de ordenadores como por ejemplo Internet o Compuserve. Sin embargo, este procedimiento no está exento de inconvenientes, debido a que el correo electrónico no está normalizado y, salvo que el cliente y el proveedor acuerden previamente componer de alguna forma sus mensajes, exige que el receptor traduzca los documentos recibidos. Además, el uso de mero correo electrónico no es un medio seguro para realizar las transmisiones comerciales ni garantiza su confidencialidad.
La solución que desde hace varios años están adoptando muchas empresas se denomina EDI o Intercambio Electrónico de Datos. El EDI básicamente consiste en transmitir electrónicamente documentos comerciales y administrativos entre aplicaciones informáticas, en un formato normalizado. En este trabajo de
scribimos qué es el EDI, qué diferentes normas EDI existen, por dónde viajan los datos, cual es la estructura de un mensaje EDI, los beneficios y los costes que para una empresa puede suponer el implantar este sistema y el impacto que puede tener sobre la Contabilidad.
El EDI, ¿Revolución conceptual o tecnológica?
Así como en los años ochenta y noventa el ordenador ha sido la herramienta
de trabajo básica del profesional de la Contabilidad, desde hace varios años asistimos a una verdadera revolución en la transmisión electrónica de información, de forma que se intuye que en los umbrales del siglo XXI las herramientas que utilizará este profesional estarán ligadas a las telecomunicaciones. En palabras de René Ricol (1995), presidente de la orden de expertos contables de Francia, "de todos los progresos que acompañarán a la profesión contable, el EDI es ciertamente el más inminente". En este apartado analizamos las novedades organizativas que implica la utilización del EDI en la empresa, revisamos los principales intentos de normalización y la situación actual de los diferentes estándares EDI.
El EDI consiste en transmitir electrónicamente documentos comerciales y administrativos entre aplicaciones informáticas en un formato normalizado, de forma que la información entre las empresas pueda ser procesada sin intervención manual. Las empresas que desean utilizar el EDI se suelen poner en contacto con compañías ligadas al sector de las telecomunicaciones que ofrecen servicios EDI. Un servicio EDI, es el conjunto de prácticas asociadas a la explotación de un sistema telemático particular de EDI que cubren todos los aspectos funcionales del servicio (técnicos, organizativos, de formación, de soporte y mantenimiento, comerciales y administrativos), dando así forma a una aplicación EDI concreta para un segmento industrial particular.
Transmisión de documentos entre empresas.
El sistema tradicional en el que se basan las transmisiones de documentos entre las empresas, al estar centrado en el uso del papel, presenta dos inconvenientes. En primer lugar, la lentitud. Documentos que se generan en ordenadores que procesan la información a gran velocidad, posteriormente sufren retrasos producidos al tener que procesarse de forma manual en las empresas de correos. Por este motivo, muchas empresas han sustituído el correo como medio para enviar sus documentos por el fax, lo que ha agilizado en buena medida la gestión. Sin embargo, se mantiene otro problema: la diversidad de modelos de facturas, pedidos, hojas de precios, etc. Esta falta de normalización es causa de muchos errores administrativos y, de nuevo, de lentitud. La figura 1, adaptada de Heath (1991) muestra el procedimiento convencional simplificado de transmisión de documentos ad
Fig 1: Procedimiento convencional de transmisión de documentos entre las empresas.
En donde :
La primera empresa extrae la información necesaria de la base de datos del sistema informático contable e imprime los documentos necesarios. Estos documentos se envían por correo a la otra empresa, quien debe introducir de nuevo los datos en su sistema informático. Por lo tanto, en el procedimiento tradicional frecuentemente se producen redundancias ya que los documentos que se imprimen en una empresa son introducidos manualmente por sus empleados en el sistema informático de la otra.
La figura 2 muestra, grosso modo, los cambios que supone implantar un sistema EDI. Como se aprecia en la nueva figura, el EDI no supone una verdadera revolución desde el punto de vista conceptual.
Lo cual consiste simplemente en incorporar un procedimiento electrónico de transmisión de información al documento administrativo-contable. De la simple observación de la figura podemos apreciar cómo la empresa puede obtener ahorro de varias formas tras implantar un sistema electrónico de intercambio de datos. En primer lugar, aparece un ahorro de tiempo, ya que la información viaja por redes de comunicación. En segundo lugar, se producen menos errores, ya que el proceso está completamente automatizado y los ordenadores se equivocan menos. Además puede haber un importante ahorro en dinero, dependiendo de lo que cueste enviar estos documentos.
SERVICIOS EDI
Como ya mencionamos anteriormente EDI es el intercambio electrónico de documentos estandarizados, a través de redes de telecomunicaciones, entre aplicaciones informáticas de empresas relacionadas comercialmente. El EDI sustituye el soporte papel de los relacionadas comercialmente. El EDI sustituye el soporte papel de los documentos comerciales más habituales (órdenes de compra, remito, factura, lista de precios, etc.) por transacciones electrónicas con formato normalizados y acordados previamente entre los usuarios del servicio.
Este servicio, a diferencia del correo electrónico, relaciona aplicaciones informáticas que residen en las computadoras de las distintas empresas. Por lo tanto, el intercambio de información se realiza entre aplicaciones informáticas y no entre personas.
Principales Beneficios
EDI sin duda nos ofrece una amplia gama de oportunidades de trabajo y beneficios para nuestra empresa entre los que se destacan :
* Agilización de procesos comerciales
* Importante disminución de errores en los documentos
* Disminución de stocks, debido a la facilidad de aplicación de técnicas "Just-in-Time"
* Ahorro de costos de administración
* Mejora de la competitividad de la empresa que lo adopta
Componentes de EDI
EDI cuenta con algunos componentes que a continuación se describen uno a uno.
CENTRO DE COMPENSACIÓN
La función básica del Centro de Compensación es la de recibir, almacenar y
reenviar a sus destinatarios los documentos comerciales que los usuarios del servicios intercambian. Así, se asegura la integridad y confidencialidad de la información. En él cada empresa tiene asignado un buzón electrónico, a través del cual el usuario recibe y recupera la información que sus interlocutores comerciales le envían. La plataforma hardware del Centro es "Fault Tolerant", lo cual garantiza la plena disponibilidad del servicio: 24 horas por día, 365 días del año.
Los aspectos de seguridad tales como: control de acceso, suministro de energía eléctrica, etc. han sido especialmente cuidados, con el objeto de garantizar a los usuarios la plena integridad y confidencialidad de su información.
Los clientes sólo necesitan realizar una conexión física para intercambiar documentos con todos sus interlocutores, circunstancia que facilita el uso diario del Servicio. Además de esta simplificación introducida por el centro Servidor, existe otra serie de ventajas, como las siguientes:
* Una sola conexión sirve para enviar a TODOS los destinatarios y
recibir de TODOS los remitentes
* Alta disponibilidad - Confidencialidad absoluta
* Integridad de datos implícita en los protocolos utilizados
* Mantiene y facilita control de documentos
RED DE TELECOMUNICACIONES
Las empresas usuarias del servicio tiene acceso al Centro de Compensación a través de la red Terrestre y/o Satelital de STARTEL. El ingreso a la misma podrá ser por medio de acceso directos (X.25, X.28) o por la red telefónica conmutada al centro más cercano (acceso RAC X.28). La elección del vínculo se determina en función del tráfico que las empresas necesitan cursar.
Los accesos a la red terrestre con que cuenta el Centro de Compensación
tiene la facilidad de cobro revertido. Es decir, los clientes que se comunican con el Centro no abonan el tráfico generado en la Red.
El protocolo utilizado es el OFTP (Odette File Transfer Protocol), el cual fue diseñado especialmente para intercambios EDI y es en la actualidad el de mayor difusión.
ESTACIÓN DE USUARIO
La estación de trabajo es la herramienta software que permite realizar la conexión del sistema informático de cada Cliente con el Centro de Compensación. La misma cubre la siguientes funciones:
* Comunicaciones
* Traducción de mensajes al formato estandarizado
* Interfase con las aplicaciones del sistema informático del Cliente
* Entrada manual de datos e impresión de documentos recibidos
El equipo necesario para soportar la Estación de Trabajo, en su configuración básica, es una computadora AT, un modem compatible Hayes y una conexión telefónica.
¿Cuándo usar el EDI?
Generalmente, se utiliza el EDI cuando:
* Las partes involucradas en el intercambio son autónomas y comparten un
entendimiento predefinido, claro y común sobre los negocios y
servicios a utilizar;
* La información a intercambiar puede mapearse sobre mensajes
normalizados.
Debe destacarse que aunque no se disponga de mensajes normalizados para todas las aplicaciones, ello no debe impedir la utilización del EDI. En la Sección se proporcionan directrices o guías para el diseño de nuevos mensajes EDI.
Un uso típico del EDI es la automatización de los intercambios entre un departamento y una organización externa (por ejemplo, una compañía suministradora) o entre dos grandes departamentos de la misma Administración, cada uno de ellos dotado con su propio sistema de información y diferentes formas de representar la misma información. No obstante, dentro de un mismo departamento pueden existir unidades que tienen sus propios dominios de aplicación implementados sobre diferentes sistemas informáticos, y necesitan automatizar el intercambio de datos mediante el EDI.
La existencia de conjuntos de mensajes acordados internacionalmente es el elemento clave para la automatización de los procedimientos administrativos o comerciales. Como se indicará posteriormente en el Escenario 4, el número actual de mensajes normalizados o en fase de borrador, abarca una extensa área de aplicaciones relevantes para las Administraciones Públicas.
La introducción del EDI debería decidirse teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
* el volumen de documentos comerciales/administrativos intercambiados;
* el actual porcentaje de error en el tratamiento de documentos sobre
papel;
* el coste del tratamiento y mantenimiento de documentos sobre papel;
* el factor tiempo (si es crítico o no);
* el valor estratégico asignado al EDI en términos de beneficios a largo
plazo.
Este análisis debería compararse con la evaluación del coste necesario para
implementar una solución basada en el EDI. A los costes de contratación previstos deberían añadirse los costes derivados de procedimientos internos (por ejemplo, preparación del personal).
A continuación se describe la utilización del EDI en los escenarios de contratación :
Escenario 1 -
Nuevo Sistema Ofimático para un Gran Departamento con Compras Centralizadas. La utilización del EDI en el Escenario 1 es apropiada para la automatización de los intercambios entre la unidad de compras y los suministradores externos. La figura I-1 muestra los procesos comerciales que es capaz de soportar el EDI en el Escenario 1.
Figura I-1 El EDI en el Escenario 1
En la solución adoptada, la unidad de compras, en nombre del Departamento, intercambia mensajes EDI normalizados con dos suministradores habituales para solicitar ofertas sobre ciertas mercancías o servicios. Los proveedores potenciales envían las ofertas solicitadas, la unidad de compras envía una orden de compra al proveedor seleccionado, el cual, a su vez, enviará el aviso de expedición (notificación de entrega) y la correspondiente factura.
Para el intercambio interno de información es preferible utilizar los mensajes EDI normalizados. Sin embargo, en el ejemplo anterior, se han utilizado formatos de mensajes locales.
En resumen, el EDI permite que el contratista reúna algunos de los requisitos de los Nuevos Sistemas Ofimáticos:
* automatización de los complejos procedimientos de compras;
* intercambio de documentos electrónicos con los proveedores habituales
y el banco;
* reducción del tiempo de entrega;
* reducción del esfuerzo asociado a la gestión de los procedimientos de
compras.
Escenario 2 -
Nuevo Sistema Ofimático Pequeño para una Unidad Administrativa
El Escenario 2 hace referencia al intercambio de memorias o documentos de trabajo dentro de una unidad administrativa pequeña. Dado que no está previsto el intercambio de documentos comerciales con agentes externos, no se ha identificado ninguna necesidad de utilizar el EDI en dicho escenario.
Escenario 3 -
Sistema Integrado de Voz y Datos para un Gran Departamento
El Escenario 3 hace referencia a la integración de los sistemas de voz y datos, sin requisitos específicos para el intercambio de mensajes EDI. No obstante, en el futuro podría utilizarse la red troncal de comunicaciones y los servicios de directorio para soportar el EDI.
Escenario 4 -
Descentralización en una Gran Administración Pública Distribuida
En el Escenario 4 un uso más extenso de los mensajes EDI permite la automatización de los diversos procedimientos comerciales y administrativos que tienen lugar entre el Departamento y otros agentes, como proveedores, bancos, otras administraciones, etc.
La Figura I-2 muestra esquemáticamente las actividades relevantes para la
Administración Pública que la tecnología EDI es capaz de soportar hoy en día.
Figura I-2 Actividades de la Administración Pública soportadas por el EDI
Se dispone de mensajes EDI para soportar ciclos comerciales/administrativos
con diferentes agentes externos, en áreas comunes a muchas Administraciones Públicas:
* pedido/facturación a/de proveedores;
* estadísticas, con propósitos informativos;
* operaciones de seguros;
* pre-oferta y oferta;
* control post-oferta;
* pagos a través de bancos.
El EDI también puede soportar otros procesos de la Administración Pública
en dominios específicos como:
* aduanas;
* administración social;
* transporte;
* sanidad;
* municipios;
* policía;
* servicios judiciales.
Un posible requisito de todos los escenarios EDI es la necesidad de reconocer, mediante un acuse de recibo, los mensajes enviados. El EDI es capaz de cumplir este requisito a través del intercambio de un mensaje de servicio dedicado específicamente a este propósito.
Un requisito importante del nuevo sistema es la necesidad de contemplar ciertas características de seguridad. Los requisitos típicos de seguridad son: autentificación del origen del mensaje, no-repudio del origen, no repudio de la recepción, integridad del contenido, confidencialidad del contenido. Aunque no se disponga todavía de normas EDI en este área, el sistema EDI puede ofrecer dichas funcionalidades.
¿Cómo elegir la solución correcta?
Las soluciones relativas a los Escenarios 1 y 4 se describen en términos de los requisitos comerciales y servicios funcionales necesarios para soportar estos negocios particulares.
Por razones legales, es conveniente documentar y especificar ambos escenarios mediante un acuerdo de intercambio y su correspondiente anexo técnico, con arreglo al marco definido en el modelo europeo de acuerdo a EDI.
En general, existen diferentes soluciones para integrar las funcionalidades EDI dentro del entorno de las Tecnologías de la Información del contratista. Estas soluciones abarcan, desde servicios EDI separados de las aplicaciones ya existentes, hasta la modificación de los programas (o aplicaciones de usuario)
para integrar en ellos las funcionalidades EDI.
Adicionalmente, y a pesar de que los Escenarios 1 y 4 están relacionados con la contratación de nuevos sistemas (componentes específicos para el EDI), estas soluciones no implican, en general, la adquisición de un nuevo sistema dedicado.
Visión del Servicio Funcional
La arquitectura funcional que soporta la visión, es decir, que en esta solución las órdenes de compra son generadas por el personal del Departamento y enviadas posteriormente al servidor departamental en el cual se ejecutan las aplicaciones de compras y facturación.
Son necesarios los siguientes servicios EDI:
* comunicación externa;
* traductor para codificar/decodificar la información local en mensajes
normalizados EDIfact;
* comunicación interna: el sistema departamental proporciona las
capacidades necesarias para importar/exportar datos entre el traductor
y la base de datos local;
* servicios de seguridad para garantizar la autenticidad e integridad en
las transacciones de órdenes de compra y facturas
* servicios de gestión: histórico de los mensajes enviados/recibidos,
informes de error e informes de estado del sistema.
La pasarela EDI puede también residir en otro sistema, por ejemplo, una
estación de trabajo EDI dedicada.
Visión Comercial
El escenario mostrado en la Figura I-2 abarca negocios multilaterales y multisectoriales en los que la Administración Pública juega diferentes papeles: contratista de un proceso cliente/servidor, fuente de información estadística, etc. Además, se requieren distintos acuerdos de intercambio para cubrir los diferentes escenarios EDI entre socios comerciales.
Algunos requisitos destacados que tiene que reunir esta solución son:
* algunas transacciones, como las órdenes de pago, tienen que ser seguras;
* para el almacenamiento y administración de los datos más relevantes de las organizaciones comerciales (nombre y dirección) y sus perfiles de cooperación, puede utilizarse un directorio distribuido;
* para soportar de forma segura (fiable) las transacciones de órdenes de pago un notario electrónico debe actuar como proveedor de un servicio de certificación o registro notarial;
* los mensajes recibidos tienen que ser reconocidos (mediante el acuse de recibo).
Integración y Migración
Existen dos soluciones básicas para integrar un paquete de software EDI
dentro del entorno tecnológico :
* Solución de Procesador Front-End -frontal de comunicaciones- (FEP):los servicios EDI se mantienen tan separados como sea posible de las aplicaciones existentes;
* Solución Integrada: las aplicaciones existentes se modifican para integrar en ellas la funcionalidad EDI.
La Solución 1 puede implementarse de dos formas:
* El paquete de software EDI reside en una máquina separada (frecuentemente un PC) que se conecta con el sistema de información del contratista por medio de un paquete simple de comunicaciones .
* El paquete de software ED
I está corresidente con las aplicaciones del sistema de información de la Administración Pública.
Frecuentemente, la solución FEP sobre máquina separada es la opción favorita para introducir el EDI en grandes organizaciones durante proyectos pilotos/de prueba. En general es barato, permite una puesta en marcha rápida y no enlaza directamente el sistema de información del contratista con el mundo exterior. Esta solución tiene algunas desventajas: la conectividad entre el FEP y el sistema de información puede resultar difícil; si el FEP es un PC, debe tenerse en cuenta la dimensión de los recursos hardware; podrían ser necesarios servicios de seguridad que garanticen el enlace entre el FEP y las aplicaciones del usuario.
Sin embargo, está claro que en el futuro la funcionalidad EDI se integrará
en el sistema de información .
La Solución 2
Y que sólo por medio de esta solución será posible maximizar los beneficios derivados de la introducción del EDI.
Identificados los mensajes EDIfact adecuados para el negocio, y antes de iniciar la fase de contratación, las Administraciones Públicas deben analizar cuidadosamente sus sistemas internos.
El objetivo del citado análisis es evaluar los impactos y cambios necesarios para introducir el EDI dentro del entorno de Tecnologías de la Información existente. Debería realizarse un análisis de las comunicaciones internas, a fin de resaltar los puntos principales o secundarios relativos a:
* disponibilidad de datos: ¿están los datos internos almacenados en diferentes ordenadores?, ¿existen dificultades para acceder a ellos?, ¿y para obtenerlos? ¿están disponibles los datos obligatorios en un intercambio o, por ejemplo, se teclean o se imprimen manualmente antes de que los documentos salgan de la oficina? La existencia de problemas de esta índole puede conducir al abandono de la utilización del EDI o el rechazo de los mensajes unsm, o subconjuntos unsm, aprobados;
* contenido de los campos: ¿están los datos internos almacenados en los campos apropiados? Si en la base de datos interna hay demasiada información almacenada en "forma de texto libre" (por ejemplo, como comentarios), en lugar de en un formato bien estructurado, puede resultar muy difícil realizar el mapeo de la información interna sobre los elementos de datos EDIfact;
* longitudes de campos: ¿son compatibles las longitudes? Los datos internos tienen que poder introducirse en los elementos de datos EDIfact;
* formato del contenido: ¿son compatibles con EDIfact los formatos de los datos internos? ¿se utilizan de forma consistente los decimales? Si los datos se almacenan, por ejemplo, en formato carácter en lugar del formato numérico requerido por EDIfact, será necesario disponer de facilidades de conversión.
Los problemas de integración adicionales que pudieran surgir, deberían ser resueltos por los productos EDI adquiridos. Por ejemplo, los problemas derivados de las diferencias entre los códigos utilizados en la base de datos interna y los exigidos por EDIfact pueden resolverse por medio de paquetes de software EDIfact que soporten capacidades de mapeo entre códigos internos y códigos EDIfact. El vendedor tiene que proporcionar o soportar la capacidad de actualizar las tablas de mapeo.
Antes de la fase de integración, las Administraciones Públicas deberían también considerar la reorganización de los procedimientos internos del sistema de información con objeto de maximizar los beneficios del EDI.
Estaciones de trabajo EDI
Una estación de trabajo EDI es la solución más flexible desde el punto de vista de la integración con el entorno de tecnologías de la información existente. En realidad, se trata de una pasarela EDI dotada de capacidades para la entrada local de datos y la gestión de los mensajes de la base de datos. Utilizando una estación de trabajo, el usuario puede procesar mensajes manualmente y con mayor facilidad que con las soluciones FEP o integrada. Una estación de trabajo no está necesariamente integrada con las aplicaciones internas y puede utilizarse de forma autónoma. No se recomienda esta solución, ya que, como consecuencia de la intervención humana, los beneficios derivados de la utilización del EDI se ven reducidos.
ministrativos entre las empresas.
Entre las transacciones disponibles actualmente se encuentran entre otras:
• REPORTE DE VENTAS E INVENTARIOS
• ORDENES DE COMPRA
• CATALOGO DE PRECIOS DE VENTA
• AVISO ANTICIPADO DE EMBARQUE (ASN)
• PROGRAMAS DE ENTREGA, ETC.
Las tendencias de las grandes empresas en la actualidad es la de optimizar y simplificar todas las operaciones de su empresa; para lograr esto, tiene que adoptarse métodos modernos de administración, producción, control y comunicación, entre los cuales se encuentra EDI. En este momento todos los grandes almacenes del país, se encuentran empeñados en la implantación del EDI dentro de sus procedimientos diarios de comunicación con sus proveedores, esto significa que la comunicación entre almacén-proveedor, proveedor-almacén va ser en adelante de acuerdo a las normas de EDI o sea en forma electrónica. Usted en un futuro muy próximo no va recibir más pedidos de sus clientes impresos en un papel pues su cliente no los imprimirá más, en vez de un papel, su cliente le enviará un mensaje de computadora cifrando en formato EDI, si usted desea seguir vendiendo sus productos o servicios, debe de ser capaz de recuperar e interpretar los mensajes EDI dirigidos a usted por sus clientes. Como todos los grandes almacenes tienen sus propias administraciones, cada uno de ellos se encuentra en una etapa diferente de implantación de EDI en sus empresas, pero todos se encuentran trabajando en ello. Tal vez algunos de sus clientes ya le ha dado aviso de que debe usted buscar la forma de recibir sus mensajes EDI pues ya no le entregará un solo pedido más en la forma que tradicionalmente lo ha venido haciendo.
Al contar con nuestro servicio, usted podrá considerar una serie de beneficios y ventajas, tales como:
1. Reducción del tiempo en el ciclo recepción de orden/embarque.
2. Mejor planeación de su producción.
3. Un mejor manejo de inventarios.
4. Menores situaciones de urgencia.
5. Su mercancía estará a tiempo en el piso de ventas.
6. Agilización en la recepción de su mercancía al ir ésta previamente etiquetada.
7. Reducción de llamadas telefónicas y el envío de cartas, formas, faxes, etc.
8. Optimización del tiempo para su Grupo de Ventas.
9. Mejor información sobre el estado de la orden.
Sin ninguna duda, contra nuestros servicios, le proporcionará todos estos beneficios y más. Solamente esperamos que nos brinde la oportunidad de proporcionarle el mejor de los servicios.
¿Qué funcionalidad ofrece el EDI?
Intercambio electrónico de datos es el intercambio entre sistemas de información, por medios electrónicos, de datos estructurados de acuerdo con normas de mensajes acordadas. A través del EDI, las partes involucradas cooperan sobre la base de un entendimiento claro y predefinido acerca de un negocio común, que se lleva a cabo mediante la transmisión de datos electrónicos estructurados.
En el EDI, las interacciones entre las partes tienen lugar por medio de aplicaciones informáticas que actúan a modo de interfaz con los datos locales y pueden intercambiar información comercial estructurada. El EDI establece cómo se estructuran, para su posterior transmisión, los datos de los documentos electrónicos y define el significado comercial de cada elemento de datos. Para transmitir la información necesita un servicio de transporte adicional (por ejemplo, un sistema de tratamiento de mensajes o de transferencia de ficheros).
Debe destacarse que el EDI respeta la autonomía de las partes involucradas,
no impone restricción alguna en el procesamiento interno de la información intercambiada o en los mecanismos de transmisión.
Principales campos de Aplicación
Los típicos campos de aplicación del EDI son el intercambio de información industrial, comercial, financiera, médica, administrativa, fabril o cualquier otro tipo similar de información estructurada. Esta información, con independencia de su tipo concreto, se estructura en unos formatos que pueden ser procesados por las aplicaciones informáticas. Ejemplos de datos EDI son las facturas, órdenes de compra, declaraciones de aduanas, etc.
La automatización de las interacciones por medio del EDI minimiza las transacciones sobre papel y la intervención humana, reduciéndose las tareas relativas a la reintroducción de datos, impresión, envío de documentos vía correo o vía fax. A través del EDI, las Administraciones Públicas pueden incrementar la eficiencia de las operaciones diarias y mejorar las relaciones con agentes externos como empresas, instituciones económicas y financieras, y otras Administraciones Públicas.
El universo de clientes potenciales del servicio EDI es muy amplio, debido a que ésta dirigido a empresas que se relacionan comercialmente, en forma independiente de su tamaño.
Como ejemplo de grupos de potenciales clientes, podemos mencionar:
* Sector de la Distribución (Supermercados y Proveedores)
* Sector de las Automotrices (Terminales, Proveedores y Concesionarios)
* Sector Farmacéutico (Farmacias y Laboratorios)
* Sector de la Administración Pública
* Sector del Transporte y Turismo
Normas de sintaxis
Básicamente, las normas EDI proporcionan las reglas de sintaxis que definen los documentos electrónicos estructurados (llamados mensajes EDI) y un número cada vez mayor de mensajes EDI acordados internacionalmente.
El módulo ephos sobre EDI se basa en las normas y documentos desarrollados por las Naciones Unidas y recogidos en "ISO 9735 - Intercambio Electrónico de Datos para la Administración, Comercio y Transporte (EDIFACT) - Reglas de aplicación de la sintaxis" (en 29735). Si bien por razones históricas, en diferentes dominios regionales o sectoriales se utilizan otras reglas de sintaxis (no normalizadas), EDIFACT es la única sintaxis normalizada.
Planificación de Sistemas De Información en la Empresa. El Intercambio Electrónico De Datos
Hoy en día, el sistema informativo contable de cualquier empresa, por pequeña que sea, se encuentra informatizado, de forma que habitualmente se logran unos elevados niveles de automatización de las tareas administrativo-contables. Por ejemplo, es frecuente que se encuentren integrados los programas de contabilidad con los que gestionan la tesorería o la nómina y que estos datos se procesen muy rápidamente.
Pero suele suceder que dos empresas que mantienen una intensa relación comercial cliente-proveedor y que disponen de sendos sistemas informativos contables avanzados, realicen sus transacciones económicas introduciendo las órdenes de compra, las facturas y el resto de documentos en sobres, que posteriormente son enviados por correo. Hoy en día, también es habitual enviar estos documentos a través del fax, con lo que se agiliza la gestión. Si la empresa utiliza un fax-modem conectado al ordenador y gestionado por un programa informático, se evita tener que imprimir los documentos, enviándolos directamente desde su ordenador hasta el fax de la otra empresa.
Otra solución más sofisticada, pero menos frecuente, consiste en enviar dichos documentos a través del correo electrónico. El correo electrónico permite enviar mensajes entre diferentes ordenadores que estén conectados a redes de ordenadores como por ejemplo Internet o Compuserve. Sin embargo, este procedimiento no está exento de inconvenientes, debido a que el correo electrónico no está normalizado y, salvo que el cliente y el proveedor acuerden previamente componer de alguna forma sus mensajes, exige que el receptor traduzca los documentos recibidos. Además, el uso de mero correo electrónico no es un medio seguro para realizar las transmisiones comerciales ni garantiza su confidencialidad.
La solución que desde hace varios años están adoptando muchas empresas se denomina EDI o Intercambio Electrónico de Datos. El EDI básicamente consiste en transmitir electrónicamente documentos comerciales y administrativos entre aplicaciones informáticas, en un formato normalizado. En este trabajo de
scribimos qué es el EDI, qué diferentes normas EDI existen, por dónde viajan los datos, cual es la estructura de un mensaje EDI, los beneficios y los costes que para una empresa puede suponer el implantar este sistema y el impacto que puede tener sobre la Contabilidad.El EDI, ¿Revolución conceptual o tecnológica?
Así como en los años ochenta y noventa el ordenador ha sido la herramienta
de trabajo básica del profesional de la Contabilidad, desde hace varios años asistimos a una verdadera revolución en la transmisión electrónica de información, de forma que se intuye que en los umbrales del siglo XXI las herramientas que utilizará este profesional estarán ligadas a las telecomunicaciones. En palabras de René Ricol (1995), presidente de la orden de expertos contables de Francia, "de todos los progresos que acompañarán a la profesión contable, el EDI es ciertamente el más inminente". En este apartado analizamos las novedades organizativas que implica la utilización del EDI en la empresa, revisamos los principales intentos de normalización y la situación actual de los diferentes estándares EDI.
El EDI consiste en transmitir electrónicamente documentos comerciales y administrativos entre aplicaciones informáticas en un formato normalizado, de forma que la información entre las empresas pueda ser procesada sin intervención manual. Las empresas que desean utilizar el EDI se suelen poner en contacto con compañías ligadas al sector de las telecomunicaciones que ofrecen servicios EDI. Un servicio EDI, es el conjunto de prácticas asociadas a la explotación de un sistema telemático particular de EDI que cubren todos los aspectos funcionales del servicio (técnicos, organizativos, de formación, de soporte y mantenimiento, comerciales y administrativos), dando así forma a una aplicación EDI concreta para un segmento industrial particular.
Transmisión de documentos entre empresas.
El sistema tradicional en el que se basan las transmisiones de documentos entre las empresas, al estar centrado en el uso del papel, presenta dos inconvenientes. En primer lugar, la lentitud. Documentos que se generan en ordenadores que procesan la información a gran velocidad, posteriormente sufren retrasos producidos al tener que procesarse de forma manual en las empresas de correos. Por este motivo, muchas empresas han sustituído el correo como medio para enviar sus documentos por el fax, lo que ha agilizado en buena medida la gestión. Sin embargo, se mantiene otro problema: la diversidad de modelos de facturas, pedidos, hojas de precios, etc. Esta falta de normalización es causa de muchos errores administrativos y, de nuevo, de lentitud. La figura 1, adaptada de Heath (1991) muestra el procedimiento convencional simplificado de transmisión de documentos ad
Fig 1: Procedimiento convencional de transmisión de documentos entre las empresas.
En donde :
La primera empresa extrae la información necesaria de la base de datos del sistema informático contable e imprime los documentos necesarios. Estos documentos se envían por correo a la otra empresa, quien debe introducir de nuevo los datos en su sistema informático. Por lo tanto, en el procedimiento tradicional frecuentemente se producen redundancias ya que los documentos que se imprimen en una empresa son introducidos manualmente por sus empleados en el sistema informático de la otra.
La figura 2 muestra, grosso modo, los cambios que supone implantar un sistema EDI. Como se aprecia en la nueva figura, el EDI no supone una verdadera revolución desde el punto de vista conceptual.
Lo cual consiste simplemente en incorporar un procedimiento electrónico de transmisión de información al documento administrativo-contable. De la simple observación de la figura podemos apreciar cómo la empresa puede obtener ahorro de varias formas tras implantar un sistema electrónico de intercambio de datos. En primer lugar, aparece un ahorro de tiempo, ya que la información viaja por redes de comunicación. En segundo lugar, se producen menos errores, ya que el proceso está completamente automatizado y los ordenadores se equivocan menos. Además puede haber un importante ahorro en dinero, dependiendo de lo que cueste enviar estos documentos.
SERVICIOS EDI
Como ya mencionamos anteriormente EDI es el intercambio electrónico de documentos estandarizados, a través de redes de telecomunicaciones, entre aplicaciones informáticas de empresas relacionadas comercialmente. El EDI sustituye el soporte papel de los relacionadas comercialmente. El EDI sustituye el soporte papel de los documentos comerciales más habituales (órdenes de compra, remito, factura, lista de precios, etc.) por transacciones electrónicas con formato normalizados y acordados previamente entre los usuarios del servicio.
Este servicio, a diferencia del correo electrónico, relaciona aplicaciones informáticas que residen en las computadoras de las distintas empresas. Por lo tanto, el intercambio de información se realiza entre aplicaciones informáticas y no entre personas.
Principales Beneficios
EDI sin duda nos ofrece una amplia gama de oportunidades de trabajo y beneficios para nuestra empresa entre los que se destacan :
* Agilización de procesos comerciales
* Importante disminución de errores en los documentos
* Disminución de stocks, debido a la facilidad de aplicación de técnicas "Just-in-Time"
* Ahorro de costos de administración
* Mejora de la competitividad de la empresa que lo adopta
Componentes de EDI
EDI cuenta con algunos componentes que a continuación se describen uno a uno.
CENTRO DE COMPENSACIÓN
La función básica del Centro de Compensación es la de recibir, almacenar y
reenviar a sus destinatarios los documentos comerciales que los usuarios del servicios intercambian. Así, se asegura la integridad y confidencialidad de la información. En él cada empresa tiene asignado un buzón electrónico, a través del cual el usuario recibe y recupera la información que sus interlocutores comerciales le envían. La plataforma hardware del Centro es "Fault Tolerant", lo cual garantiza la plena disponibilidad del servicio: 24 horas por día, 365 días del año.
Los aspectos de seguridad tales como: control de acceso, suministro de energía eléctrica, etc. han sido especialmente cuidados, con el objeto de garantizar a los usuarios la plena integridad y confidencialidad de su información.
Los clientes sólo necesitan realizar una conexión física para intercambiar documentos con todos sus interlocutores, circunstancia que facilita el uso diario del Servicio. Además de esta simplificación introducida por el centro Servidor, existe otra serie de ventajas, como las siguientes:
* Una sola conexión sirve para enviar a TODOS los destinatarios y
recibir de TODOS los remitentes
* Alta disponibilidad - Confidencialidad absoluta
* Integridad de datos implícita en los protocolos utilizados
* Mantiene y facilita control de documentos
RED DE TELECOMUNICACIONES
Las empresas usuarias del servicio tiene acceso al Centro de Compensación a través de la red Terrestre y/o Satelital de STARTEL. El ingreso a la misma podrá ser por medio de acceso directos (X.25, X.28) o por la red telefónica conmutada al centro más cercano (acceso RAC X.28). La elección del vínculo se determina en función del tráfico que las empresas necesitan cursar.
Los accesos a la red terrestre con que cuenta el Centro de Compensación
tiene la facilidad de cobro revertido. Es decir, los clientes que se comunican con el Centro no abonan el tráfico generado en la Red.
El protocolo utilizado es el OFTP (Odette File Transfer Protocol), el cual fue diseñado especialmente para intercambios EDI y es en la actualidad el de mayor difusión.
ESTACIÓN DE USUARIO
La estación de trabajo es la herramienta software que permite realizar la conexión del sistema informático de cada Cliente con el Centro de Compensación. La misma cubre la siguientes funciones:
* Comunicaciones
* Traducción de mensajes al formato estandarizado
* Interfase con las aplicaciones del sistema informático del Cliente
* Entrada manual de datos e impresión de documentos recibidos
El equipo necesario para soportar la Estación de Trabajo, en su configuración básica, es una computadora AT, un modem compatible Hayes y una conexión telefónica.
¿Cuándo usar el EDI?
Generalmente, se utiliza el EDI cuando:
* Las partes involucradas en el intercambio son autónomas y comparten un
entendimiento predefinido, claro y común sobre los negocios y
servicios a utilizar;
* La información a intercambiar puede mapearse sobre mensajes
normalizados.
Debe destacarse que aunque no se disponga de mensajes normalizados para todas las aplicaciones, ello no debe impedir la utilización del EDI. En la Sección se proporcionan directrices o guías para el diseño de nuevos mensajes EDI.
Un uso típico del EDI es la automatización de los intercambios entre un departamento y una organización externa (por ejemplo, una compañía suministradora) o entre dos grandes departamentos de la misma Administración, cada uno de ellos dotado con su propio sistema de información y diferentes formas de representar la misma información. No obstante, dentro de un mismo departamento pueden existir unidades que tienen sus propios dominios de aplicación implementados sobre diferentes sistemas informáticos, y necesitan automatizar el intercambio de datos mediante el EDI.
La existencia de conjuntos de mensajes acordados internacionalmente es el elemento clave para la automatización de los procedimientos administrativos o comerciales. Como se indicará posteriormente en el Escenario 4, el número actual de mensajes normalizados o en fase de borrador, abarca una extensa área de aplicaciones relevantes para las Administraciones Públicas.
La introducción del EDI debería decidirse teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
* el volumen de documentos comerciales/administrativos intercambiados;
* el actual porcentaje de error en el tratamiento de documentos sobre
papel;
* el coste del tratamiento y mantenimiento de documentos sobre papel;
* el factor tiempo (si es crítico o no);
* el valor estratégico asignado al EDI en términos de beneficios a largo
plazo.
Este análisis debería compararse con la evaluación del coste necesario para
implementar una solución basada en el EDI. A los costes de contratación previstos deberían añadirse los costes derivados de procedimientos internos (por ejemplo, preparación del personal).
A continuación se describe la utilización del EDI en los escenarios de contratación :
Escenario 1 -
Nuevo Sistema Ofimático para un Gran Departamento con Compras Centralizadas. La utilización del EDI en el Escenario 1 es apropiada para la automatización de los intercambios entre la unidad de compras y los suministradores externos. La figura I-1 muestra los procesos comerciales que es capaz de soportar el EDI en el Escenario 1.
Figura I-1 El EDI en el Escenario 1
En la solución adoptada, la unidad de compras, en nombre del Departamento, intercambia mensajes EDI normalizados con dos suministradores habituales para solicitar ofertas sobre ciertas mercancías o servicios. Los proveedores potenciales envían las ofertas solicitadas, la unidad de compras envía una orden de compra al proveedor seleccionado, el cual, a su vez, enviará el aviso de expedición (notificación de entrega) y la correspondiente factura.
Para el intercambio interno de información es preferible utilizar los mensajes EDI normalizados. Sin embargo, en el ejemplo anterior, se han utilizado formatos de mensajes locales.
En resumen, el EDI permite que el contratista reúna algunos de los requisitos de los Nuevos Sistemas Ofimáticos:
* automatización de los complejos procedimientos de compras;
* intercambio de documentos electrónicos con los proveedores habituales
y el banco;
* reducción del tiempo de entrega;
* reducción del esfuerzo asociado a la gestión de los procedimientos de
compras.
Escenario 2 -
Nuevo Sistema Ofimático Pequeño para una Unidad Administrativa
El Escenario 2 hace referencia al intercambio de memorias o documentos de trabajo dentro de una unidad administrativa pequeña. Dado que no está previsto el intercambio de documentos comerciales con agentes externos, no se ha identificado ninguna necesidad de utilizar el EDI en dicho escenario.
Escenario 3 -
Sistema Integrado de Voz y Datos para un Gran Departamento
El Escenario 3 hace referencia a la integración de los sistemas de voz y datos, sin requisitos específicos para el intercambio de mensajes EDI. No obstante, en el futuro podría utilizarse la red troncal de comunicaciones y los servicios de directorio para soportar el EDI.
Escenario 4 -
Descentralización en una Gran Administración Pública Distribuida
En el Escenario 4 un uso más extenso de los mensajes EDI permite la automatización de los diversos procedimientos comerciales y administrativos que tienen lugar entre el Departamento y otros agentes, como proveedores, bancos, otras administraciones, etc.
La Figura I-2 muestra esquemáticamente las actividades relevantes para la
Administración Pública que la tecnología EDI es capaz de soportar hoy en día.
Figura I-2 Actividades de la Administración Pública soportadas por el EDI
Se dispone de mensajes EDI para soportar ciclos comerciales/administrativos
con diferentes agentes externos, en áreas comunes a muchas Administraciones Públicas:
* pedido/facturación a/de proveedores;
* estadísticas, con propósitos informativos;
* operaciones de seguros;
* pre-oferta y oferta;
* control post-oferta;
* pagos a través de bancos.
El EDI también puede soportar otros procesos de la Administración Pública
en dominios específicos como:
* aduanas;
* administración social;
* transporte;
* sanidad;
* municipios;
* policía;
* servicios judiciales.
Un posible requisito de todos los escenarios EDI es la necesidad de reconocer, mediante un acuse de recibo, los mensajes enviados. El EDI es capaz de cumplir este requisito a través del intercambio de un mensaje de servicio dedicado específicamente a este propósito.
Un requisito importante del nuevo sistema es la necesidad de contemplar ciertas características de seguridad. Los requisitos típicos de seguridad son: autentificación del origen del mensaje, no-repudio del origen, no repudio de la recepción, integridad del contenido, confidencialidad del contenido. Aunque no se disponga todavía de normas EDI en este área, el sistema EDI puede ofrecer dichas funcionalidades.
¿Cómo elegir la solución correcta?
Las soluciones relativas a los Escenarios 1 y 4 se describen en términos de los requisitos comerciales y servicios funcionales necesarios para soportar estos negocios particulares.
Por razones legales, es conveniente documentar y especificar ambos escenarios mediante un acuerdo de intercambio y su correspondiente anexo técnico, con arreglo al marco definido en el modelo europeo de acuerdo a EDI.
En general, existen diferentes soluciones para integrar las funcionalidades EDI dentro del entorno de las Tecnologías de la Información del contratista. Estas soluciones abarcan, desde servicios EDI separados de las aplicaciones ya existentes, hasta la modificación de los programas (o aplicaciones de usuario)
para integrar en ellos las funcionalidades EDI.Adicionalmente, y a pesar de que los Escenarios 1 y 4 están relacionados con la contratación de nuevos sistemas (componentes específicos para el EDI), estas soluciones no implican, en general, la adquisición de un nuevo sistema dedicado.
Visión del Servicio Funcional
La arquitectura funcional que soporta la visión, es decir, que en esta solución las órdenes de compra son generadas por el personal del Departamento y enviadas posteriormente al servidor departamental en el cual se ejecutan las aplicaciones de compras y facturación.
Son necesarios los siguientes servicios EDI:
* comunicación externa;
* traductor para codificar/decodificar la información local en mensajes
normalizados EDIfact;
* comunicación interna: el sistema departamental proporciona las
capacidades necesarias para importar/exportar datos entre el traductor
y la base de datos local;
* servicios de seguridad para garantizar la autenticidad e integridad en
las transacciones de órdenes de compra y facturas
* servicios de gestión: histórico de los mensajes enviados/recibidos,
informes de error e informes de estado del sistema.
La pasarela EDI puede también residir en otro sistema, por ejemplo, una
estación de trabajo EDI dedicada.
Visión Comercial
El escenario mostrado en la Figura I-2 abarca negocios multilaterales y multisectoriales en los que la Administración Pública juega diferentes papeles: contratista de un proceso cliente/servidor, fuente de información estadística, etc. Además, se requieren distintos acuerdos de intercambio para cubrir los diferentes escenarios EDI entre socios comerciales.
Algunos requisitos destacados que tiene que reunir esta solución son:
* algunas transacciones, como las órdenes de pago, tienen que ser seguras;
* para el almacenamiento y administración de los datos más relevantes de las organizaciones comerciales (nombre y dirección) y sus perfiles de cooperación, puede utilizarse un directorio distribuido;
* para soportar de forma segura (fiable) las transacciones de órdenes de pago un notario electrónico debe actuar como proveedor de un servicio de certificación o registro notarial;
* los mensajes recibidos tienen que ser reconocidos (mediante el acuse de recibo).
Integración y Migración
Existen dos soluciones básicas para integrar un paquete de software EDI
dentro del entorno tecnológico :
* Solución de Procesador Front-End -frontal de comunicaciones- (FEP):los servicios EDI se mantienen tan separados como sea posible de las aplicaciones existentes;
* Solución Integrada: las aplicaciones existentes se modifican para integrar en ellas la funcionalidad EDI.
La Solución 1 puede implementarse de dos formas:
* El paquete de software EDI reside en una máquina separada (frecuentemente un PC) que se conecta con el sistema de información del contratista por medio de un paquete simple de comunicaciones .
* El paquete de software ED
I está corresidente con las aplicaciones del sistema de información de la Administración Pública.Frecuentemente, la solución FEP sobre máquina separada es la opción favorita para introducir el EDI en grandes organizaciones durante proyectos pilotos/de prueba. En general es barato, permite una puesta en marcha rápida y no enlaza directamente el sistema de información del contratista con el mundo exterior. Esta solución tiene algunas desventajas: la conectividad entre el FEP y el sistema de información puede resultar difícil; si el FEP es un PC, debe tenerse en cuenta la dimensión de los recursos hardware; podrían ser necesarios servicios de seguridad que garanticen el enlace entre el FEP y las aplicaciones del usuario.
Sin embargo, está claro que en el futuro la funcionalidad EDI se integrará
en el sistema de información .
La Solución 2
Y que sólo por medio de esta solución será posible maximizar los beneficios derivados de la introducción del EDI.
Identificados los mensajes EDIfact adecuados para el negocio, y antes de iniciar la fase de contratación, las Administraciones Públicas deben analizar cuidadosamente sus sistemas internos.
El objetivo del citado análisis es evaluar los impactos y cambios necesarios para introducir el EDI dentro del entorno de Tecnologías de la Información existente. Debería realizarse un análisis de las comunicaciones internas, a fin de resaltar los puntos principales o secundarios relativos a:
* disponibilidad de datos: ¿están los datos internos almacenados en diferentes ordenadores?, ¿existen dificultades para acceder a ellos?, ¿y para obtenerlos? ¿están disponibles los datos obligatorios en un intercambio o, por ejemplo, se teclean o se imprimen manualmente antes de que los documentos salgan de la oficina? La existencia de problemas de esta índole puede conducir al abandono de la utilización del EDI o el rechazo de los mensajes unsm, o subconjuntos unsm, aprobados;
* contenido de los campos: ¿están los datos internos almacenados en los campos apropiados? Si en la base de datos interna hay demasiada información almacenada en "forma de texto libre" (por ejemplo, como comentarios), en lugar de en un formato bien estructurado, puede resultar muy difícil realizar el mapeo de la información interna sobre los elementos de datos EDIfact;
* longitudes de campos: ¿son compatibles las longitudes? Los datos internos tienen que poder introducirse en los elementos de datos EDIfact;
* formato del contenido: ¿son compatibles con EDIfact los formatos de los datos internos? ¿se utilizan de forma consistente los decimales? Si los datos se almacenan, por ejemplo, en formato carácter en lugar del formato numérico requerido por EDIfact, será necesario disponer de facilidades de conversión.
Los problemas de integración adicionales que pudieran surgir, deberían ser resueltos por los productos EDI adquiridos. Por ejemplo, los problemas derivados de las diferencias entre los códigos utilizados en la base de datos interna y los exigidos por EDIfact pueden resolverse por medio de paquetes de software EDIfact que soporten capacidades de mapeo entre códigos internos y códigos EDIfact. El vendedor tiene que proporcionar o soportar la capacidad de actualizar las tablas de mapeo.
Antes de la fase de integración, las Administraciones Públicas deberían también considerar la reorganización de los procedimientos internos del sistema de información con objeto de maximizar los beneficios del EDI.
Estaciones de trabajo EDI
Una estación de trabajo EDI es la solución más flexible desde el punto de vista de la integración con el entorno de tecnologías de la información existente. En realidad, se trata de una pasarela EDI dotada de capacidades para la entrada local de datos y la gestión de los mensajes de la base de datos. Utilizando una estación de trabajo, el usuario puede procesar mensajes manualmente y con mayor facilidad que con las soluciones FEP o integrada. Una estación de trabajo no está necesariamente integrada con las aplicaciones internas y puede utilizarse de forma autónoma. No se recomienda esta solución, ya que, como consecuencia de la intervención humana, los beneficios derivados de la utilización del EDI se ven reducidos.
ministrativos entre las empresas.
jueves, 11 de marzo de 2010
¿que es ecr?
¿QUÉ ES EL ECR? UNA RESPUESTA DEL RETAIL?
Nacido en el seno de las fuertes organizaciones del retail norteamericano, surge inicialmente como "una campaña de auto-perfeccionamiento" destinada a acortar el tiempo del ciclo de abastecimiento. Una década después, esa campaña derivó en un fabuloso compendio de procedimientos y patrones de práctica, sistematizado e institucionalizado, e íntimamente ligado al proceso de globalización.El ECR es hoy una nueva visión sobre el valor al consumidor, una estrategia de negocios, y tal vez, la esencia misma del retailing de los próximos años.
ECR es sigla de Efficient Consumer Response, es decir, Respuesta Eficiente al Consumidor. Según el Food Marketing Institute (FMI), el ECR "no está focalizado sólo en un pequeño o particular aspecto de la industria de almacenes, sino que es una meta que se propone elevar la performance en cada uno de sus aspectos". Y aclara: "si bien es extremadamente inusual, para un rubro en su conjunto, llevar a cabo un auto-análisis de sus procesos y procedimientos, recomendar perfeccionamiento y adoptarlo, es exactamente eso lo que se está produciendo con el ECR".
El primer documento publicado por los fundadores de esto que es llamado movimiento oficial del ECR, a principios del 93, ya se refiere en detalle a la aplicación de una amplia variedad de prácticas de eficiencia para el sistema, con las que la distribución estimaban producir una reducción de costos de alrededor del 10%.
"En una industria en donde los márgenes son muy bajos, esto representa una oportunidad muy significativa y una necesidad competitiva", afirma. Este y muchos (alrededor de 20) documentos posteriores son provistos por el movimiento oficial del ECR como punto de partida, para que las empresas del sector puedan conducir sus propias acciones, para definir un lenguaje común, y para estandarizar procesos y procedimientos que le permitan aumentar los niveles de eficiencia.El ECR propone la utilización de tecnologías para perfeccionar cada paso del proceso del negocio, cuyo resultado es hacerlo más rápido y preciso.
Establece relaciones de mutua colaboración en donde minoristas, mayoristas, fabricantes, transportista, etc., a quienes llaman socios estratégicos, trabajan juntos sobre las ineficiencias y la reducción de costos buscando el beneficio de cada uno de los componentes de la relación. La idea es que la verdadera eficiencia llega solamente cuando todos los costos son reducidos para todos los integrantes del equipo.
La última meta es orientar el ciclo de abastecimiento y todos los procesos del negocio hacia los datos que surgen del punto de venta con el objeto de darle una lectura exacta a su demanda.
Estos datos son trasmitidos al fabricante vía EDI (Electronic Data Input) para que los productos sean fabricados en las cantidades basadas a partir del consumo real, lo que genera la adecuación considerada como respuesta eficiente al consumidor.
Antecedentes
A mediados del ’92 altos ejecutivos de la industria minorista, mayorista, brokers y fabricantes formaron un grupo voluntario llamado Grupo de Trabajo para el ECR. Una empresa consultora, Kurt Salmon Associates, fue contratada por este grupo para desarrollar el documento que los definiera oficialmente. El documento se publicó durante la Conferencia del Food Marketing Institute de 1993. Desde entonces ha habido una gran proyección hacia otras asociaciones e institutos vinculados, incluyendo ha UCC-Uniform Code Council,Inc.).
Previo al ECR existió otro intento del sector llamado Quick Response (QR), Descrito por sus tempranos adeptos como "una campaña de auto- perfeccionamiento para la industria del retail", el QR se focalizó en acortar el ciclo de la cadena de abastecimiento. Por aquel entonces en EEUU las mercaderías demoraban ocho semanas o más entre el momento del pedido y la recepción.
A partir de la exitosa implementación del QR pudo acortarse este plazo a un promedio de una semana. La ventaja ganada con la reducción de los tiempos, descendió los niveles de requerimiento de stock, y significó una notable mejora en el rendimiento financiero del negocio minorista. Esta reducción se logró a través del uso de tecnología (Input Electrónico de Datos-EDI) y del UPC (código de barras).
El ECR se constituye luego sobre las prácticas del QR, pero abarcando un foco más amplio.
Los primeros en implementar el sistema se iniciaron con las prácticas en las que vieron más rápido retorno: los programas de reabastecimiento continuo y category management.
Un Proceso de Creación de Capacidades
Brian Harris, presidente de The Partnering Group, experto norteamericano de Category Management y ECR (Efficient Consumer Response), destacó: “La clave del ECR está en invertir el esfuerzo, dentro del propio entorno sumada a los socios comerciales para generar un valor entre la cadena de suministro y la demanda. En la creación de éste vínculo está la clave del beneficio" opinó Brian Harris;" El ECR no fue solamente una sigla fácilmente recordable sino la gran estrategia para la industria minorista que surgió a principios de los ’90 a partir de la aparición de una nueva competencia con nuevos formatos de retail" (ej. Supermercado para mascotas, supermercado de juguetes).
La industria minorista se planteó entonces un cambio para atraer a esos consumidores que comenzaban a elegir otros formatos y eligieron una nueva plataforma de ideas para no seguir perdiendo terreno."El tema principal pasaba por las ineficiencias y el ECR pudo documentarlas. Revisaron los procesos de logística, merchandising y elección de productos, con el fin de resolver aquellas ineficiencias que sucedían dentro de la cadena de abastecimiento, en el proceso de demandas, en el pésimo manejo de las promociones, que continúa siendo un problema a nivel mundial.
"En Estados Unidos el derroche de las prácticas ineficientes representaba U$S 30.000 millones o entre el 10 y el 11% del total de la facturación. Representaba el 40% en la cadena de abastecimiento, y el 60% en la de demanda. O sea, no se podía atacar un solo sector, sino a todos en conjunto, afirma Harris. Tras ponerse a trabajar, se dieron cuenta de que la eficiencia solamente no era suficiente para competir con el mercado, y que ya habían logrado cierto crecimiento en el sector, tanto en la demanda como en el suministro.
¿Cómo podemos, entender que ECR haya pasado de ser algo que nadie conocía en 1992 y que ahora, todos lo conozcan? Harris mencionó varios factores que influyeron:
"Realmente hay una serie de factores claves, sin dudas, en primer lugar, el profundo reconocimiento de nuestras fallas que nos permitió darnos cuenta de que en la práctica nos alejábamos de conocer a nuestros clientes; en segundo lugar abrirle las puertas a la competencia y en tercer lugar la adhesión de las empresas globales para quienes las prácticas universales aparecían como un modelo sumamente conveniente". El ECR brinda una serie de procesos comunes que afecta a distintas áreas de la cadena de abastecimiento; el punto de partida que permitió desarrollar un método para administrar las diferentes operaciones de negocios con un único idioma, evitando operaciones múltiples y diferentes métodos y normas que variaban de país a país". Lo que quedó claro, es que cuando los retailers hicimos foco solamente en los costos de los bienes, generamos desventajas competitivas. El ECR permitió un enfoque más equilibrado, basado en la comprensión de las necesidades de los consumidores".
Si nos detenemos en la definición de cadena de abastecimiento encontraremos el verdadero sentido de lo que significa el ECR: ‘un proceso de minorista a proveedor, de administración de flujo de información, de flujo de producto y de flujo de dinero entre organizaciones, generando mejores resultados de negocios, concentrándose en la exactitud, la confiabilidad y la capacidad de respuesta al ofrecer un valor al consumidor’.
Es por eso que cada uno de los elementos que componen el ECR deben estar íntimamente ligados y uno cobra sentido sólo en relación con el otro: El marketing de fidelización proveo una información fundamental en donde pudimos detectar las prioridades de nuestros consumidores y nos permitió ver a las categorías de un modo más estratégico. Las tarjetas de fidelización en definitiva tienen poco valor si no están integradas a las estrategias de marketing del canal y a los targets de consumidores de las empresas. A su vez la administración por categoría influye en el diseño del local y en las exhibiciones promocionales. Para diseñar un negocio, para que cobre vida a partir del ECR se debe implementar una buena política que refleje desde abajo esas cuestiones. Ese será el elemento que favorezca al crecimiento del proyecto que encaramos.
El ECR es un proceso de creación de capacidades, paso por paso.
Globalización - De cómo el modelo se integró rápidamente en América Latina.
En 6 años de existencia el ECR pasó a ser un elemento clave a nivel mundial. Gran parte de ese éxito tiene su raíz en el establecimiento de empresas globales tanto minoristas como fabricantes para quienes la unión y formación de estrategias, prácticas y enfoques se ha transformado en un instrumento óptimo para manejar sus negocios en cualquier lugar del planeta.
EE.UU. fue el precursor y Europa lo siguió en 1995. Mientras EE.UU. iniciaba sus proyectos de gestión de categorías, el modelo europeo comenzó con su análisis de la cadena de valor con un desafío adicional: había que superar las barreras culturales minoristas y los proveedores. Realizó pruebas iniciales con resultados bastante más significativos que los de EE.UU.
ECR amplió su campo de acción hacia América Latina, en Argentina, Brasil, México, Colombia y otros. Fue llamativo que de inmediato se dio una mayor integración entre demanda y suministro, con un enfoque más equilibrado que el norteamericano y el europeo que por varios años se concentró en el suministro y luego reconoció la necesidad de la demanda.
Las investigaciones realizadas en los Estados Unidos entre 1993 y 1994 mostraron que el total de beneficios (entendido esto como el total de los ahorros posibles a obtener por las partes) sería de U$S 30.000 millones al año. En la Argentina, la entidad Código ha tomado el proyecto ECR y a partir de la generación de un comité de dirección y un grupo de apoyo técnico ha realizado una identificación de los posibles beneficios a lograr, que rondarían en el 6,83% del total del mercado de consumo masivo representando unos 1800 millones de pesos.
Una Respuesta con Muchas Preguntas
Indudablemente, esta nueva y pujante filosofía del negocio creada por las fuerzas de la distribución, tendrá una profunda influencia en las estructuras comerciales relacionadas al consumo masivo tal como las conocemos hasta ahora, puesto que muchas cuestiones que hoy todavía siguen siendo abordadas como coyunturales, pasarán a ser estructurales (para mal de muchos, pasarán a serlo rápidamente).
Nos referimos concretamente al rol de intérprete de la demanda que, por primera vez, asume el retail expresa, orgánica y activamente a través de su programa ECR.
Y a su decisión expresa de "orientar el ciclo de abastecimiento y todos los procesos del negocio hacia los datos que el punto de venta arroja acerca del consumidor, para darles una lectura exacta".
Porque el ECR "no se limita al orden del ciclo sino a una amplia variedad de procesos (de optimización y eficiencia) que van desde la introducción de nuevos productos hasta el surtido y las promociones".
El ECR es un plan estratégico inclusivo que busca "el beneficio para cada uno de los componentes de la relación" fabricante-retail, y propone hacer foco en puntos que, ciertamente, mejoran la performance de estos socios.
Se ha dicho una enorme cantidad de palabrería en torno al ECR, pero todo se reduce a mantener al cliente contento, que es a la larga lo que todos queremos...
El principal impulsor del ECR en los EE.UU. fue un aumento notorio de consumidores más sofisticados en sus demandas, que requerían:
mejor calidad - mayor variedad - mejor servicio...
por menos dinero - en menor tiempo - y menor complejidad
en la información, para hacer elecciones más educadas. El ECR Working Group pidió a la empresa KSA hacer el análisis de la cadena de abastecimiento. Esta empresa había tenido a su cargo el desarrollo e introducción del Quick Response System, en la industria de mercaderías. KSA se encargo de estudiar la cadena de valor almacén/suplidor/distribuidor/consumidor para determinar las mejoras en los costos y servicios que la industria alimentaria podría conseguir, por medio de cambios en la tecnología y prácticas comerciales.
La publicación original de ECR, "Efficient Consumer Response: Enhancing Consumer Value in the Grocery Industry," identificó las mejores oportunidades para reducción de costos en la cadena de suministros. Fundamental para aprovechar esas oportunidades se determinó la necesidd de cambios en las relaciones entre asociados de negocios. Para que el ECR sea exitoso, estas relaciones necesitan cambiar de ganador/perdedor como adversarios; a alianzas ganador/ganador en las cuales todas las partes trabajan juntas para eliminar costos de la cadena de suministros y dar un valor mayor al consumidor.
KSA determinó en su estudio, que si la industria con ventas por $360 billones adoptaba mejores prácticas en la distribución, promoción, introducción de nuevos productos y proceso de reposición, podía ahorrar $30 billones de dólares por año. Ello significaba menores precios para los consumidores y mayores utilidades para todos los socios de negocios.
El reporte KSA's estimuló de inmediato, en los EE.UU., la formación del "Proyecto Industrial Conjunto en ECR" (Joint Industry Project on ECR) el cual patrocinaron 14 asociaciones de industriales, incluyendo las poderosas Grocery Manufacturers of America y el Food Marketing Institute.
La idea del ECR se ha esparcido y ha logrado adeptos en Europa, Asia y Oceanía. En Europa, el Comité Ejecutivo encargado de implantar la iniciativa definió su misión de la siguiente forma:
"Trabajar juntos para satisfacer mejor los deseos del consumidor, más pronto y a un menor costo".
martes, 9 de marzo de 2010
CODIGO DE BARRAS
Los códigos de barras se han integrado en cada aspecto de nuestras vidas, se localizan en el supermercado, en tiendas departamentales, farmacias, etc. Han sido aceptados como parte de nuestra vida diaria, pero a veces no sabemos que es lo que representan.
Las barras y espacios aparecen impresos en etiquetas de alimentos, paquetes de envío, brazaletes de pacientes, etc. Podría parecer que todas son iguales, pero no es así. Cada tipo de industria tiene una simbología que maneja como su propio estándar.
No se requiere de gran conocimiento técnico para entenderlos, los códigos de barras son solo una forma diferente de codificar números y letras usando una combinación de barras y espacios en diferentes medidas. Es otra forma de escritura, ya que reemplazan el tecleo de datos para recolectar información.
En las empresas, el uso correcto de los códigos de barras reduce la ineficiencia y mejora la PRODUCTIVIDAD de la compañía hacia un crecimiento.
Los códigos de barras sun una forma fácil,rápida y precisa de codificar información.
Definición de Código de Barras
El Código de Barras es una disposición en paralelo de barras y espacios que contienen información codificada en las barras y espacios del símbolo.
El código de barras almacena información, almacena datos que pueden ser reunidos en él de manera rápida y con una gran precisión. Los códigos de barras representan un método simple y fácil para codificación de información de texto que puede ser leída por dispositivos ópticos, los cuales envían dicha información a una computadora como si la información hubiese sido tecleada.
Los códigos de barras se pueden imaginar como si fueran la versión impresa del código Morse, con barras angostas ( y espacios) representando puntos, y barras anchas que representan rayas.
Para codificar datos dentro de un simbolo** impreso, se usa una barra predefinida y patrones de espacios o simbologia***
*Un símbolo de código de barras es la visualización física, es la impresion de un código de barras.
**Una simbología es la forma en que se codifica la información en las barras y espacios del símbolo de código de barras.
El código de barras representa la clave para acceder a un registro de alguna base de datos en donde realmente reside la información, o sea, los simbolos no contienen información del producto o articulo, no
contienen el precio del producto, sino contiene una clave que identifica al producto.
Ventajas del Códigos de Barras...
El código de barras ha sido creado para identificar objetos y facilitar el ingreso de información, eliminando la posibilidad de error en la captura.
Algunas de sus ventajas de código de barras sobre otros procedimientos de colección de datos son:
- Se imprime a bajos costos
- Permite porcentajes muy bajos de error
- Rapidez en la captura de datos
- Los equipos de lectura e impresión de código de barras son flexibles y fáciles de conectar e instalar.
Beneficios del Código de Barras.....
El código de barras es el mejor sistema de colección de datos mediante identificación automática, y presenta muchos beneficios, entre otros.:
- Virtualmente no hay retrasos desde que se lee la información hasta que puede ser usada
- Se mejora la exactitud de los datos, hay una mayor precisión de la información.
- Se tienen costos fijos de labor más bajos
- Se puede tener un mejor control de calidad, mejor servicio al cliente
- Se pueden contar con nuevas categorías de información.
- Se mejora la competitividad.
- Se reducen los errores.
- Se capturan los datos rápidamente
- Se mejora el control de la entradas y salidas
- Precisión y contabilidad en la información, por la reducción de errores..
- Eficiencia, debido a la rapidez de la captura de datos.
El incremento de la velocidad y exactitud en la toma de datos, no lleva a reducir errores, nos lleva a un ahorro de tiempo y dinero
Las aplicaciones del código de barras cubren prácticamente cualquier tipo de actividad humana, tanto en industria, comercio, instituciones educativas, instituciones médicas, gobierno, etc., es decir, cualquier negocio se puede beneficiar con la tecnología de captura de datos por código de barras, tanto el que fabrica, como el que mueve, como el que comercializa.
Entre las aplicaciones que tiene podemos mencionar:
- Control de material en procesos
- Control de inventario
- Control de movimiento
- Control de tiempo y asistencia
- Control de acceso
- Punto de venta
- Control de calidad
- Control de embarques y recibos
- Control de documentos y rastreos de los mismos
- Rastreos preciso en actividades
- Rastreos precisos de bienes transportados
- Levantamiento electrónico de pedidos
- Facturación
- Bibliotecas
Como ya dijimos anteriormente, cualquier tipo
de negocio puede beneficiarse con el uso del código de barra, ya que es un sistema que captura información, y la información es un elemento necesario para
cualquier negocio, ya que sin información no se pueden tomar decisiones.
Estos son algunos ejemplos de cómo el uso del código de barras mejora la productividad y rentabilidad de un negocio:
Manufactura
Los fabricantes pueden acoplar estrechamente las operaciones del almacén y de la planta para apoyar las técnicas actuales de fabricación "justo a tiempo". Su sistema será completamente compatible con su sistema de Planificación de Requisitos de Manufactura, sus Sistemas de manejo de almacén o sus sistemas de ejecución de manufactura.
Transporte
Las compañías de transporte pueden manejar mejor tanto los activos fijos como los móviles. Los sistemas de transporte integran la conectividad, los sistemas de posicionamiento global, las computadoras móviles, lectores de código de barra y el software más novedoso para enlazar todos sus almacenes, distribución y operaciones de transporte. El resultado: costos más bajos y mejores servicios al cliente.
Venta al por menor
Los minoristas pueden controlar el flujo de inventario desde el puerto hasta el almacén y fuera de la tienda. Las aplicaciones de software en la tienda y en el almacén con comunicación inalámbrica, le ayudan a los minoristas a incrementar la productividad. Por ejemplo: pueden aprovechar los sistemas automáticos de disminución y reabastecimiento de existencias; y mejor manejo de precios, control de inventario y movimiento de la mercancía.
Innumerables aplicaciones adicionales
No importa la industria que sea, la tecnología de captura de datos por código de barras puede ayudarle a vencer los retos más difíciles con los que se enfrenta.
Simbología en Código de Barras....
La "simbología" es considerada el lenguaje de la tecnología de código de barras. Una simbología es la forma en que se codifica la información en las barras y espacios del símbolo de código de barras,
Cuando un código de barras es digitalizado, es la simbología la que permite que la información se lea de manera precisa. Y cuando un código de barras se imprime, la simbología permite a la impresora comprender la información que necesita ser turnada dentro de una etiqueta.
Tipos de Simbologías para Código de Barras...
Podría decirse que los códigos de barras vienen en muchas formas o presentaciones. Muchos nos son
familiares porque los hemos visto en las tiendas en los negocios, pero existen algunos otros que son estándares en varias industrias. La industria de la salud, manufacturas, almacenes, etc. tienen terminologías únicas para su industria y que no son intercambiables
La existencia de varios tipos de códigos de barras, se debe a que las simbologías están diseñadas para resolver problemas específicos. De acuerdo al tipo de necesidad de identificación interna del negocio, de acuerdo con los requisitos que se deben cumplir para poder comerciar según las normas del mercado, se debe optar por el sistema de codificación mas adecuado
Es decir, existen diferentes simbologías para las diferentes aplicaciones, y cada una de ellas tiene características propias.
La selección de la simbología dependerá del tipo de aplicación donde va a emplearse el código de barras. El tipo de carácter, numérico o alfanumérico, la longitud de los caracteres, el espacio que debe ocupar el código o la seguridad, son algunos de los factores que determinarán la simbología a emplear.
A) Las principales características que definen a una simbología de código de barras son las siguientes:
- Numéricas o alfanuméricas
- De longitud fija o de longitud variable
- Discretas o continuas
- Número de anchos de elementos
- Autoverificación.
- Quiet Zone (es el área blanca al principio y al final de un símbolo del código de barras)
- Las simbologías más comunes y cómo, dónde y porqué se usa:
Las simbologías se dividen en
- Primera dimensión
- Segunda dimensión
CODIGO DE BARRAS DE PRIMERA DIMENSION
Universal Product Code (U.P.C. )
UPC es la simbología más utilizada en el comercio minorista de EEUU, pudiendo codificar solo números.
El estándar UPC (denominado UPC-A) es un número de 12 dígitos. El primero es llamado "número del sistema". La mayoría de los productos tienen un "1" o un "7" en esta posición. Esto indica que el producto tiene un tamaño y peso determinado, y no un peso variable. Los dígitos del segundo al sexto representan el número del fabricante. Esta clave de 5 dígitos (adicionalmente al "número del sistema") es única para cada fabricante, y la asigna un organismo rector evitando código duplicados. Los caracteres del séptimo al onceavo son un código que el fabricante asigna a cada uno de sus productos, denominado "número del producto". El doceavo carácter es el "dígito verificador", resultando de un algoritmo que involucra a los 11 números previos.
Este se creo en 1973 y desde allí se convirtió en el estándar de identificación de productos, se usan desde entonces en la venta al detalle y la industria alimenticia.
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